Structure organisationnelle

La structure de la Table SHV GÎM s’apparente à celle d’un réseau, soit « une association d'acteurs autonomes fondée non pas sur le pouvoir, mais sur les compétences maîtrisées et l'interdépendance stratégique des uns par rapport aux autres. Le réseau, c'est une organisation d'actions et de communication avant d'être une institution. » (1)   Autrement dit, la concertation est au cœur de la structure organisationnelle, ce qui permet de mieux répondre aux besoins des milieux locaux et d’agir en cohérence et en synergie avec les autres acteurs régionaux.

Trois niveaux d’exercice définissent la structure organisationnelle: l’équipe de coordination, la gouvernance et les partenaires. Ces niveaux ont des rôles et des responsabilités différentes, mais aucune dynamique de hiérarchie n’est instaurée. Ils sont intégrés les uns aux autres. Par ailleurs, la stratégie Prendre soin de monde au niveau de la Table SHV GÎM n’est pas catégorisée dans les niveaux d’exercice. 

Structure organisationnelle de la Table SHV GÎM, composition et milieu d’appartenance des membres selon les trois niveaux d’exercice.

 

 structure organisationnelle table SHV

 

Tel que démontré par la figure 1, les coordonnatrices sont inclues dans la gouvernance. Dans le même ordre d’idées, les membres de la gouvernance font partie des partenaires. Cette structure permet une diffusion facilitée de l’information et une harmonisation des actions menées. Aussi, la Responsable PSNM est hors des niveaux d’exercice, car elle agit de manière transversale à tous ces niveaux.

À noter que les deux ressources humaines employées par le PAR SHV GÎM sont représentées : la coordonnatrice du PAR SHV GÎM et la responsable PSNM.

Tableau 1 . Rôles et responsabilités de la coordination

Coordination

Objectifs

  • Assurer la concertation intersectorielle à la Table SHV GÎM
  • Faire preuve de leadership stratégique quant au rayonnement et au positionnement de la Table SHV GÎM
  • Représenter la Table SHV GÎM auprès des diverses instances nationales, régionales et locales.
  • Coordonner et mettre en œuvre le PAR SHV GÎM
  • Assurer une veille quant aux opportunités pour faire rayonner ou déployer le PAR SHV GÎM
  • Soutenir les mobilisations locales en ce qui a trait aux SHV et aux déterminants de la santé
  • Participer au Réseau des TIR-SHV

Fonction

Description des rôles et responsabilités

Coordonnatrice, volet Alimentation

  • Fournir une expertise-conseil en alimentation
  • Se positionner comme répondante PSNM, en collaboration avec la Responsable PSNM de la Table SHV GÎM
  • Co-organiser le Chantier SAA du RESSORT
  • Coordonner le Comité Agir tôt de la Table SHV GÎM
  • Coordonner les rencontres SHV à 4 : préparer les ordres du jour, planifier les rencontres et animer ces rencontres.
  • Rédiger les compte-rendu des Rencontres des partenaires

Coordonnatrice, volet Mode de vie physiquement actif et vieillissement en santé

  • Fournir une expertise-conseil en mode de vie physiquement actif et en veillissement en santé.
  • Participer au comité Dialogue RESSORT-SHV GÎM
  • Assurer les liens avec QEF
  • Coordonner les rencontres de gouvernance : préparer les ordres du jour, planifier les rencontres et animer ces rencontres.
  • Animer les Rencontres des partenaires

Coordonnatrice du PAR SHV GÎM

  • En collaboration avec les partenaires et les coordonnatrices de la Table SHV GÎM :
    • Planifier, mettre en œuvre, suivre et évaluer le PAR SHV GÎM
    • Réviser et rédiger le PAR SHV GÎM
  • En collaboration avec le fiduciaire, faire le suivi financier du PAR SHV GÎM, incluant les redditions de compte.
  • Assurer la mobilisation des partenaires
  • Planifier et déployer l’action transversale Évaluation du PAR SHV GÎM, incluant la coordination du dossier Évaluation avec l’équipe de co-accompagnement.
  • Participer à l’équipe de co-accompagnement.
  • Planifier et déployer l’action Communication du PAR SHV GÎM, incluant la coordination des ateliers de co-développement
  • Coordonner les Rencontres des partenaires : préparer les ordres du jour et planifier les rencontres.

Note : L’équipe de coordination est incluse dans la gouvernance et fait partie des partenaires de la Table SHV GÎM.

Tableau 2 . Rôles et responsabilités de la gouvernance

Gouvernance

Objectifs [1]

  • Exercer un pouvoir décisionnel stratégique pour l’opérationnalisation du PAR SHV GÎM.
  • Veiller au respect de la vision et de la mission de la Table SHV GÎM.
  • Coordonner la gestion des ressources humaines, matérielles et financières.
  • Orienter et soutenir la coordination en assumant une position d’expertise-conseils.

Fonction

Description des mandats et des rôles et responsabilités spécifiques

Fiduciaire

Mandat :

  • Assurer la saine gestion de ressources financières et agir à titre d’employeur des ressources humaines issues du PAR SHV GÎM

Rôles et responsabilités :

  • Signer les ententes avec QEF et en respecter les conditions
  • Recevoir et administrer le soutien financier de QEF
  • Octroyer les versements aux porteurs d’action du PAR SHV GÎM après approbation de la coordination
  • Être le lien légal d’emploi des ressources embauchées par le PAR SHV GÎM. Signer les contrats d’embauche.
  • En partenariat avec la coordonnatrice du PAR SHV GÎM, effectuer les suivis financiers et produire les rapports nécessaires.

Partenaire

Mandat :

  • Assurer un rôle complémentaire chevauchant gouvernance et partenariat

Rôles et responsabilités :

  • Détenir les mêmes rôles et responsabilités qu’un partenaire (tableau 3) et s’assurer que les besoins des partenaires soient ramenés à la gouvernance.

Représentant des CISSS et de la DRSP GÎM

Mandat :

· Assurer une cohérence entre les actions et les stratégies des CISSS, de la DRSP et le PAR SHV GÎM. Favoriser la concertation et l’arrimage de ces actions au palier régional.

Rôles et responsabilités :

  • Disponibiliser des ressources humaines pour la coordination de la Table SHV GÎM en confiant un mandat partagé à :
    • L’agente de planification, de programmation et de recherche en alimentation
    • L’agente de planification, de programmation et de recherche en Mode de vie physiquement actif et vieillissement en santé
  • Contribuer au déploiement et au rayonnement de la Table SHV GÎM et du PAR SHV GÎM
  • Mettre à disposition les ressources matérielles, humaines et logistiques de la DRSP à la coordonnatrice du PAR SHV GÎM

Note : L’équipe de coordination est incluse dans la gouvernance et la gouvernance fait partie des partenaires.

Tableau 3 . Rôles et responsabilités des partenaires

Partenaires

Mandat

Exercer un pouvoir décisionnel stratégique en ce qui a trait aux orientations de la Table SHV GÎM et du PAR SHV GÎM.

Objectifs

  • Collaborer à l’élaboration du PAR SHV GÎM : l’ajuster, le réviser et l’approuver.
  • Se positionner comme agent pivot en matière de SHV au sein de son réseau ou de son organisation
  • Contribuer au déploiement et au rayonnement de la mission de la Table SHV GÎM et du PAR SHV GÎM
  • Représenter son organisme ou son réseau à la Table SHV GÎM

Rôles et responsabilités

  • Participer aux Rencontres des partenaires
  • Participer à la démarche collective de planification, de mise en œuvre, de suivi et de bilan du PAR SHV GÎM
  • S’impliquer dans les mécanismes de prise de décision incluant, lorsque pertinent, la participation aux ateliers, aux comités et aux évènements de la Table SHV GÎM
  • Assurer le transfert d’information entre la Table SHV GÎM et son organisation ou son réseau, et vice-versa.
  • Mobiliser leurs équipes à l’importance des SHV
  • Utiliser la Table SHV GÎM comme un lieu de concertation : favoriser le partage d’expertise, de programmes, d’outils et de tous autres leviers répondant à la mission de la Table SHV GÎM
  • « Identifier et faciliter le croisement et le travail en collaboration avec d’autres politiques et mesures à portée régionale ayant un lien avec les SHV ou la qualité de vie. » [2]

Note : L’équipe de coordination et la gouvernance sont incluses dans les partenaires.

Tableau 4. Rôles et responsabilités de la Responsable PSNM

Responsable PSNM

Mandat

  • Planifier, organiser et déployer la stratégie 1.3 du PAR SHV GÎM 2017-2019

Objectifs

  • Assumer les mêmes rôles et les responsabilités que les partenaires
  • Agir, de manière transversale, pour favoriser la mise en place d’environnements municipaux favorables aux SHV.

Rôles et responsabilités

· Démontrer un leadership stratégique par rapport à PSNM, incluant le positionnement de la Table SHV GÎM avec le milieu municipal

  • En collaboration avec la coordination, établir les priorités d’action et les orientations nécessaires à l’évolution et au déploiement de PSNM en GÎM
  • Assurer la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des actions de la stratégie 1.3 du PAR SHV GÎM 2017-2019
  • Rédiger un plan d’action PSNM. Le réviser au besoin.
  • Être disponible pour la concertation autour de PSNM, particulièrement avec le CISSS.
 

En conclusion, ces tableaux démontrent qu’ensemble, la coordination, la gouvernance et les partenaires forment la Table SHV GÎM. Au-delà des rôles et responsabilités de chacun, l’ensemble des acteurs travaille autour d’une vision commune afin de favoriser la pérennité de la vision et de la mission de la Table SHV GÎM.



[1] Université du Québec à Trois-Rivières (s.d.) Quels sont les devoirs et responsabilités du conseil d'administration? [Fiche : savoir] Récupéré sur le Portail des gestionnaires et des bénévoles à : https://oraprdnt.uqtr.uquebec.ca

[2] Réseau des TIR-SHV (2018) Chantier identification des conditions favorables à l’exercice du rôle de coordination au sein des TIR-SHV [Recommandations]

  (1) THIBAULT, A, (2009) : « Petit guide de la concertation municipale-scolaire : 10 conditions gagnantes Observatoire québécois du loisir, en collaboration avec Agora Forum, revue de l'Association québécoise du loisir municipal, Vol. 7 no 6.